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LA MAPPATURA DELLE ATTIVITÀ A RISCHIO

2.1 – Fondamenta del Modello Organizzativo di SPIM spa

Il “Modello Organizzativo” si basa su un corpo strutturato e organico di procedure aziendali che:

  • si appoggiano ad “Struttura Organizzativa” coerente con le attività aziendali e che garantisce una chiara attribuzione dei compiti, con organigramma formalmente definito ed adeguato nei criteri di sviluppo;
  • regolano i principali flussi di lavoro delle attività con la precisazione di “chi fa che cosa, come e quando”;
  • consentono di individuare aree/attività di possibile rischio nell’attività aziendale;
  • disciplinano le modalità operative nelle aree a rischio;
  • individuano i processi di gestione e controllo delle risorse finanziarie nelle attività a rischio;
  • attribuiscono all’Organismo di Vigilanza il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del “Modello Organizzativo” nel suo complesso e di proporne l’aggiornamento.

 

2.2 – Mappatura delle attività e dei processi di lavoro

Il processo di mappatura delle attività, del rischio eventualmente presente e la definizione dei relativi protocolli, è stato modificata rispetto alla prima versione del Modello, prevedendo un nuovo schema di “Modello Organizzativo che si basa:

  • sull’individuazione dei principali processi aziendali(gestione abitativo, gestione strumentale commerciale, sicurezza sul lavoro, ecc. …);
  • sull’individuazione dei protocolli, dei controlli attuati e delle figure/funzioni coinvolte nella gestione del singolo processo (esempio: nel processo approvvigionamenti sono coinvolte la funzione richiedente – la funzione Gestionale – la funzione dell’Amministratore Unico).

In generale la missione ed il business di SPIM spa ruotano intorno:

  • alla gestione del patrimonio immobiliare dell’abitativo, per l’ambito delle locazioni o delle vendite
  • alla gestione del patrimonio immobiliare strumentale, per l’ambito delle locazioni o delle vendite
  • agli interventi di manutenzione degli immobili locati
  • agli interventi di valorizzazione degli immobili per la vendita

Si riporta la “mappa dei processi” indicata nella procedura di riferimento per governance: “Gestione societaria” (procedura GOV03)

In relazione al “core business” di SPIM spa sono stati definiti, come descritto nella parte Generale del Modello, tutte le procedure che descrivono e regolano i processi di “governance”, di “business relativo al patrimonio immobiliare” e di “supporto”.

Tabella 1 – Procedure che regolano i processi e le attività di SPIM

GOV01 SCI e Auditing Interno
GOV02 OdV e Flussi informativi
GOV03 Gestione societaria e rapporti con partecipate
GOV04 Manuale Gestione Salute e Sicurezza sul Lavoro
GOV05 Manuale della Gestione Ambientale
MO PS Anticorruzione e Trasparenza
SPIM01 Strumentale uso affitto
SPIM02 Abitativo uso affitto
SPIM03 Gestione delle forniture
SPIM04 Valorizzazione immobile e Vendite
SPIM05 Direzione Lavori e Gestione Cantieri
GEST01 Gestione amministrativa e contabile
GEST02 Selezione, formazione e gestione del personale
GEST03 Gestione Segreteria Protocollo e SIA
GEST04 Centro Sanitario

 

Le procedure formalizzate, sono state redatte per integrare tutti gli aspetti operativi del Modello Organizzativo di SPIM spa ed hanno le seguenti caratteristiche:

  • adeguata diffusione nell’ambito delle strutture aziendali coinvolte nelle attività:;
  • regolamentazione delle modalità di svolgimento delle attività;
  • chiara definizione delle responsabilità delle attività, nel rispetto del principio di separazione tra il soggetto che inizia il processo decisionale, il soggetto che lo esegue e lo conclude, e il soggetto che lo controlla;
  • tracciabilità degli atti, delle operazioni e delle transazioni attraverso adeguati supporti documentali che attestano le caratteristiche e le motivazioni delle operazione ed individuino i soggetti a vario titoli coinvolti nell’operazione (autorizzazione, effettuazione, registrazione, verifica dell’operazione);
  • oggettivazione dei processi decisionali, mediante la previsione, ove possibile, di criteri definiti e metodologie di riferimento per l’effettuazione delle scelte aziendali;
  • previsione di specifici meccanismi di controllo tali da garantire l’integrità e la completezza dei dati gestiti e delle informazioni scambiate nell’ambito dell’organizzazione;
  • integrazione dei processi aziendali, con riferimento, nello specifico, anche alla gestione dei rischi per la salute e sicurezza sul lavoro.

Da questo nuovo approccio organizzativo discendono, in particolare, una serie di benefici sulla gestione e applicazione del modello che possiamo individuare in:

  • facilità nella consultazione dei protocolli adottati per ciascun processo aziendale (e relative funzioni coinvolte);
  • definizione precisa dei flussi informativi di ciascuna funzione aziendale coinvolta;
  • partecipazione efficace da parte di ciascun soggetto aziendale coinvolto nell’applicazione del Modello, in quanto le procedure sono state redatte con il coinvolgimento attivo delle funzioni interessate (agevolando le funzioni aziendali coinvolte nel processo anche nel fare osservazioni e proporre modifiche successive);
  • migliore gestione delle modifiche da apportare al Modello in relazione ai mutamenti normativi in corso.

La valutazione del rischio ed i protocolli dovranno inoltre essere costantemente aggiornati e resi coerenti in SPIM spa con le modifiche normative (ad esempio per nuove ipotesi di reato) e con le modifiche organizzative e procedurali adottate dall’impresa.

L’attività formativa, su questo punto, è determinante per fare in modo che ciascuna risorsa sappia come comportarsi su queste delicate tematiche.

Tabella 2 – Principali funzioni aziendali ed acronimi identificativi

Le principali funzioni aziendali e gli acronimi identificativi sono riportati nella tabella seguente:

AU Amministratore Unico
GEST Responsabile della Gestione SPIM
TEC Responsabile Tecnico SPIM
RPG Responsabile Controllo Gestione e rapporti con partecipate
LEG Responsabile Legale
APP Responsabile Acquisti e gestione iter forniture
COGE Responsabile Amministrazione e Contabilità
SEG Responsabile Segreteria Organizzativa
SIA Responsabile Sistema Informativo Aziendale
GIS Gestione Immobili Strumentali
GTA Gestione Tecnica Immobili Abitativo
GCA Gestione Contrattuale Immobili Abitativo
VNU Verifiche Urbanistiche e Normative
VEN Commerciale e Vendite

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