Gestione Trasparenza Spim

GESTIONE TRASPARENZA

1 SCOPO DELLA PROCEDURA E CAMPO DI APPLICAZIONE

La procedura ha come scopo quello di regolare l’attività relativa al processo di pubblicazione dei dati e dei documenti destinati alla sezione “Società trasparente” del sito internet aziendale di SPIM SpA.

La procedura, inoltre, stabilisce le modalità operative di gestione delle istanze di “accesso civico” e dei dati ad esse relativi.

2 RIFERIMENTI PER LE ATTIVITÀ

I principali riferimenti normativi per l’attività sono:

• D.lvo 33 / 2013 e ss. modifiche e integrazioni

• In particolare L. 90/2014

• L. 190 / 2012 e ss. modifiche e integrazioni

• In particolare D.lvo 39/2013

• Piano Nazionale Anticorruzione, delibere e determinazioni A.N.A.C., tra cui in particolare:

• Delibera 50 / 2013 Linnee guida aggiornamento PTTI 2014-2016
• Determinazione 8 del 17/6/2015 (linee guida su prevenzione corruzione e trasparenza per società controllate pubbliche) e ALL. 1 alla determinazione (adattamenti agli obblighi di trasparenza)
• Determinazione n. 12 del 28/10/2015 Aggiornamento 2015 al PNA

Altri riferimenti sono

• D.lvo 231/2001 e Modello Organizzativo aziendale
• Procedure e protocolli aziendali
• Codice Etico
• Codice disciplinare

3 FUNZIONI E RUOLI AZIENDALI

4 PROTOCOLLI

5 MODALITÀ OPERATIVE

5.1 Premessa

> Attualmente SPIm dispone di un sito internet gestito da società esterna e non è modificabile da personale interno.

E’ pertanto necessario fornire al webmaster esterno, destinatario dell’ultimo passaggio operativo previsto dalla presente procedura interna, le indicazioni e i dati per la concreta pubblicazione sul sito aziendale.

>La Società, inoltre, essendo sprovvista di un Organismo Indipendente di Valutazione, individua nel proprio Responsabile della Prevenzione della Corruzione (RPC), in qualità di soggetto analogo secondo quanto indicato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione nella delibera 77/2013, l’incaricato dell’attività di attestazione sull’adempimento degli obblighi di pubblicazione ex D.lvo 33/2013 e D.L. 90/2014 (Conv. con L 114/2014). (vedi anche, sul sito internet, quanto pubblicato nella sottosezione Altri contenuti-corruzione)

> Le principali funzioni aziendali di riferimento per la seguente procedura sono quindi il RPTI e il RPC, quest’ultimo per quanto riguarda l’attività di verifica e monitoraggio di secondo livello.

> In ogni caso, secondo le risorse disponibili e le proprie esigenze organizzative, La Società può scegliere, così come previsto dalle direttive fornite dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), di unire nella stessa funzione aziendale le responsabilità relative alla prevenzione della corruzione e quelle relative alla trasparenza e all’integrità. Di tale scelta viene dato atto nella lettera di nomina (vd. atto di nomina pubblicato sul sito).

5.2 Fasi della procedura

La pubblicazione dei dati e dei documenti previsti nell’area Società Trasparente del sito internet aziendale è suddivisa nelle seguenti fasi:

• Predisposizione e aggiornamento elenco dati/documenti da pubblicare
• Individuazione settori/funzioni aziendali coinvolte/i nella formazione del dato o documento
• Individuazione della funzione aziendale responsabile della comunicazione del dato/documento al RPTI
• Flusso di invio del dato dal responsabile al RPTI
• Monitoraggio del flusso verso il RPTI dei dati/documenti destinati alla pubblicazione
• Flusso di invio del dato dal RPTI al gestore del sito
• Monitoraggio, da parte del RPC, sulla pubblicazione dei dati sul web

5.2.1 Predisposizione e aggiornamento dell’elenco dei dati / documenti da pubblicare.

Il Responsabile della Trasparenza e Integrità (RPTI) individua i dati da pubblicare sulla base delle disposizioni di legge e delle procedure aziendali, curando l’aggiornamento dell’elenco di cui alla Tabella Trasparenza GOV04-M01 e segnalando al C.d.A. e alle funzioni aziendali di competenza ogni necessità di aggiornamento della procedura.

Con delibera del Consiglio di Amministrazione l’elenco dei dati può essere esteso e comprendere dati ulteriori, la cui pubblicazione non è obbligatoria ma comunque ritenuta opportuna dal C.d.A.

5.2.2 Individuazione dei settori/funzioni aziendali coinvolti nella formazione del dato/documento

I settori e le funzioni aziendali di riferimento sono tutti quelli competenti alla gestione e elaborazione dei dati e dei contenuti necessari alla formazione dei documenti o dati da pubblicare. Essi sono quindi individuati sulla base dei protocolli e delle procedure aziendali previsti nel Modello Organizzativo adottato da SPIm.

Tabella Trasparenza GOV04-M01 indica il settore/funzione aziendale di riferimento per ciascun dato/documento.

5.2.3 Individuazione dei ruoli responsabili della comunicazione del dato/documento al RPTI.

Con l’approvazione della presente procedura e delle sue eventuali integrazioni e modifiche, il C.d.A. stabilisce il responsabile della pubblicazione per ogni dato/documento, il quale provvede al flusso di invio del dato / documento verso il RPTI.

Nel caso in cui più settori/funzioni aziendali siano coinvolti nella gestione o formazione dei contenuti, il responsabile della pubblicazione verifica e sollecita la formazione del dato/documento da pubblicare.

Tabella Trasparenza GOV04-M01 indica il responsabile della pubblicazione per ogni dato da fornire al RPTI ai fini della pubblicazione sul sito internet.

5.2.4 Flusso di invio del dato/documento dal responsabile verso il RPTI

Il responsabile della pubblicazione del dato/documento lo invia, immediatamente dopo la formazione/approvazione definitiva, al RPTI inoltrandolo alla casella e-mail dedicata trasparenza@spimgenova.it

L’Oggetto della e-mail di invio indica, prima del nome del dato o documento allegato:

> la dicitura URGENTE in caso di dati la cui pubblicazione sia prevista entro i 3 giorni dalla formazione/approvazione definitiva.

> La DATA di scadenza prevista dalla seguente procedura, in tutti gli altri casi.

La Tabella Trasparenza GOV04-M01 indica tempi o scadenze per la pubblicazione di ogni dato / documento.

Il responsabile della pubblicazione deve in ogni caso consentire al RPTI il rispetto della scadenza stabilita dalla presente procedura per ogni dato / documento di sua competenza.

Il mancato invio della documentazione rispetto delle scadenze, previste per il flusso, dovuto a ritardi nel flusso verso il RPTI comporta l’attivazione del procedimento sanzionatorio previsto dal codice disciplinare aziendale a carico del responsabile della pubblicazione del dato/documento (vedi Codice disciplinare).

Il formato dell’allegato deve essere, ove possibile e come criterio generale, aperto e comunque liberamente scaricabile dall’utenza, in modo da consentirne la consultazione e rielaborazione.

5.2.5 Monitoraggio del flusso verso RPTI.

Il RPTI monitora la casella trasparenza@spimgenova.it con frequenza adeguata a garantire la tempestività della pubblicazione.

Il RPTI sollecita via e-mail i responsabili dei contenuti da pubblicare, ove necessario al rispetto delle scadenze per le pubblicazioni previste nella presente procedura.

5.2.6 Flusso di invio dei dati/documenti dal RPTI verso il gestore del sito

Il RPTI provvede all’invio al gestore del sito dei dati e documenti da pubblicare, con l’indicazione dei tempi e della sottosezione in cui devono essere inseriti e di quanto altro necessario all’adempimento.

Il mancato rispetto delle scadenze previste per la pubblicazione del dato dovuto a ritardi nel flusso dal RPC verso il gestore del sito comporta l’attivazione del procedimento sanzionatorio previsto dal codice disciplinare aziendale (vedi Codice Disciplinare) a carico del RPC

5.2.7 Monitoraggio, da parte del RPTI, sulla pubblicazione sul web

Il RPTI monitora il sito web aziendale al fine di verificare la completezza degli adempimenti di pubblicazione previsti nella presente procedura.

5.2.8 Monitoraggio, da parte del RPC, sulla pubblicazione sul web

Il RPC monitora il sito web aziendale al fine di verificare la completezza degli adempimenti di pubblicazione previsti nella presente procedura.

Entro il 31 gennaio di ogni anno il RPC predispone l’attestazione sull’assolvimento degli oneri di pubblicazione, con riferimento ai dati pubblicati al 31 dicembre nonché delle relative scheda di sintesi e griglia di rilevazione, secondo i modelli predisposti dall’ANAC.

Tali documenti sono pubblicati sul sito internet (vedi Tabella Trasparenza GOV04-M01) e RPTI ne segnala tempestivamente, via e-mail, all’Amministratore Delegato (AD) e all’Organismo di Vigilanza (OdV) l’avvenuta pubblicazione.

5.2.9 Monitoraggio sulle dichiarazioni relative a inconferibilità e incompatibilità

Annualmente, e a campione, RPTI verifica nel merito la dichiarazioni concernenti situazioni di incompatibilità o inconferibilità di incarichi, anche richiedendo ai dichiaranti copia del certificato penale e dei carichi pendenti.

5.3 Programmazione Triennale sulla Trasparenza

5.3.1 Premessa sugli obiettivi

La direzione stabilisce annualmente e su prospettiva triennale, anche sulla base degli indirizzi dell’ANAC e di eventuali modifiche legislative, gli obiettivi specifici di processo e di miglioramento relativi alla gestione della trasparenza.

5.3.2 Programmazione sui contenuti

Nell’arco del triennio 2016-2018 la Società intende perseguire l’obiettivo di assolvimento totale degli obblighi di legge in tema di trasparenza, mantenendo aggiornata la sezione “società trasparente” del proprio sito web.

E’ inoltre obiettivo aziendale quello di implementare i dati pubblicati inserendo dati ulteriori con particolare riferimento alla rilevazione quantitativa degli accessi alla sezione “società trasparente” e alle istanze di accesso civico, con relativi report e dati aggregati.

Infine, dal 2017 saranno pubblicati anche i dati sulle istanze di accesso civico pervenute annualmente.

Il piano di programmazione sui contenuti oggetto di pubblicazione è riportato nel “Piano di Programmazione triennale sulla gestione della trasparenza” – GOV04-M02

5.3.3 Programmazione sul miglioramento della procedura

Nell’arco del triennio 2016-2018 la società intende perseguire l’obiettivo di migliorare l’efficienza della presente procedura, semplificandone i passaggi operativi, da ultimo valutando la possibilità di una sua informatizzazione.

Anche la gestione dell’accesso civico sarà oggetto di implementazione da parte della Società, attraverso l’informatizzazione della predisposizione delle istanze da parte dell’utente.

Il miglioramento della procedura è riportato nel “Piano di Programmazione triennale sulla gestione della trasparenza” – GOV04-M02

6 ACCESSO CIVICO

6.1 Premessa

L’accesso civico è il diritto, che può esercitare chiunque, di chiedere ed ottenere documenti, informazioni o dati per i quali la legge prevede l’obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale della Società (art. 5 D.Lgs. 33/2013).

Il sito aziendale pubblica le seguenti modalità di espletamento del diritto all’accesso civico:

Come presentare l’istanza:

È possibile presentare l’istanza a mezzo di richiesta via e-mail all’indirizzo protocollo@spimgenova.it all’attenzione del Responsabile della Trasparenza

La richiesta di Accesso civico può essere presentata solo per gli atti la cui pubblicazione è obbligatoria, non deve essere motivata ed è gratuita.

La Società, entro trenta giorni, procede alla pubblicazione sul sito del documento, dell’informazione o del dato richiesto e lo trasmette contestualmente al richiedente, ovvero comunica al medesimo l’avvenuta pubblicazione indicando il link alla pagina del sito internet aziendale su quanto richiesto. Se il documento risulta già pubblicato, la Società indica il relativo link.

6.2 Gestione delle istanze

La gestione delle istanze di accesso civico spetta al RPTI il quale:

• Verifica la fondatezza dell’istanze
• Attiva, se necessario, la procedura di pubblicazione del dato di cui ai punti precedenti (entro 30 gg dall’istanza)
• Predispone la risposta all’istante entro 30 gg dalla richiesta

6.3 Report annuale istanze di accesso civico

RPTI predispone una tabella di report relativa a:

• Istanze complessivamente pervenute
• Istanze archiviate perché non pertinenti/non comprensibili
• Istanze evase indicando la non obbligatorietà di pubblicazione del dato
• Istanze evase con indicazione del link al dato già pubblicato
• Istanze evase con pubblicazione del dato effettivamente non ancora pubblicato prima dell’istanza
• Istanze non ancora evase (in questo caso con succinta motivazione)

Il report viene comunicato al CdA e all’OdV entro il 31 gennaio dell’anno successivo.

In caso di istanza relativa a un dato effettivamente non pubblicato ma la cui pubblicazione sia obbligatoria, RPTI informa immediatamente, via email, l’ufficio disciplinare per quanto di competenza.

I dati relativi al report sono utilizzati ai fini della pubblicazione sul sito (vedi Tab. GOV33-T1)

7 MODULISTICA E ALLEGATI

GOV04-M01    Pianificazione adempimenti relativi alla pubblicazione sul sito internet dei dati aziendali.

GOV04-M02    Piano di Programmazione triennale sulla gestione della trasparenza

“Tabella Trasparenza” GOV04–M01 Pianificazione degli adempimenti relativi alla pubblicazione sul sito internet dei dati aziendali

Tabella GOV04–M02 “Piano di programmazione triennale sulla gestione della trasparenza”