La Mission

SPIM spa è una società pubblica con una gestione altamente manageriale basata sulla programmazione e il controllo della performance aziendale SPIM spa è la Società per la promozione del patrimonio immobiliare del Comune di Genova, partecipata al 100% dal Comune, che svolge attività immobiliare, forte di un patrimonio immobiliare acquisito nel tempo e valorizzato. Attraverso il Gruppo SPIM il Comune di Genova ha promosso, a partire dal 2001, un innovativo percorso di promozione e di gestione del patrimonio immobiliare comunale, articolato su due linee guida:

• gestione del processo di dismissione e valorizzazione del patrimonio comunale disponibile;
• promozione e realizzazione di interventi immobiliari al servizio della Civica Amministrazione e dei cittadini:

1.1       Il buon governo aziendale

L’istituzione di un adeguato sistema di governance di SPIM spa è fondamentale per lo sviluppo delle attività sociali ed economiche della società e per l’affidabilità della sua azione nei confronti dei cittadini, delle imprese e di tutti coloro che ripongono in essa aspettative contributo di crescita economica, civile e di qualità della vita.

Con la seguente revisione del Codice Etico, il sistema di governance di SPIM spa si rafforza con azioni ed interventi volti ad accrescere la fiducia e la soddisfazione di tutti i soggetti portatori di interessi nei confronti dell’azione di erogazione di servizi immobiliari in sintonia con l’evoluzione delle normative di buon governo aziendale.

In questa ottica, i recenti sviluppi in tema di buona amministrazione societaria si sono focalizzati su nuovi principi e coerenti basi comportamentali per i suoi dipendenti volti a:

• massimizzare il valore della sua azione per gli stakeholder, in primo luogo i cittadini;
• aumentare il controllo sui rischi di mancato raggiungimento degli obiettivi in regime di efficacia, efficienza e qualità;
• migliorare la trasparenza nei confronti degli interlocutori aziendali.

1.2       Normative di riferimento rispettate

Il gruppo SPIM spa si impegna attivamente a rispettare le seguenti norme di riferimento:

• D.M. 23-11-2000 “Codice di comportamento dei dipendenti delle “Pubbliche Amministrazioni” che i dipendenti del Gruppo sono tenuti a conoscere e rispettare, supportati da adeguata informazione \ formazione;
• D.Lgs. n. 231 08-06-2001 recante “Disciplina delle responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, anche prive di personalità giuridiche”, che ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento la responsabilità della persona giuridica in sede penale che si aggiunge a quella della persona fisica che materialmente ha realizzato il fatto illecito.

In base alle suddette normative di riferimento rispettate e tenuto conto della missione, dei processi e degli ambiti di rischio-reato potenziali collegati alle attività aziendali, Il gruppo SPIM spa:

• opera con trasparenza nello svolgimento delle proprie attività istituzionali;
• svolge la propria missione creando valore per il proprio azionista pubblico;
• rende un servizio qualificato ai cittadini che sono interessati dalla sua azione;
• sviluppa le competenze e la crescita professionale delle persone;
• ispira le proprie scelte e le norme di comportamento adottando il presente documento quale Codice Etico       e Comportamentale (di seguito Codice Etico).

Pertanto il Codice Etico di SPIM spa è rivolto a migliorare i processi decisionali ed a orientare le modalità di svolgimento delle prestazioni lavorative, in relazione alla delicatezza ed alla rilevanza degli interessi coinvolti nelle sue attività.

1.1       Le finalità del Codice Etico

Il Codice Etico di SPIM spa regola il complesso dei diritti, doveri e responsabilità che la società assume nei confronti dei portatori di interessi, con i quali si trova a interagire quotidianamente nell’ambito dello svolgimento della propria attività e contiene:

• principi e valori etici, che dovranno ispirare l’attività di coloro che operano per la società, tenendo conto dell’importanza dei ruoli e delle relative responsabilità;
• norme comportamentali, essenziali per il buon funzionamento dell’istituzione.

Inoltre l’’adozione di principi etici in relazione ai comportamenti che possono integrare la fattispecie di reato previste dal D.Lgs. n. 231/2001 costituisce la base su cui impiantare il sistema di controllo preventivo.

Nell’ambito del sistema di controllo interno, il presente Codice Etico:

• costituisce strumento di gestione per la condotta etica negli affari aziendali ed elemento effettivo della strategia aziendale
• è parte integrante del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo e del sistema sanzionatorio per la violazione delle norme in esso stabilite adottate da SPIM quanto previsto dagli artt. 6 e 7 del D.Lgs. n. 231/2001 e sulla base del codice di comportamento redatto da Confindustria ai sensi dell’art. 6, comma 3, del citato decreto legislativo.

Poiché SPIM spa ha implementato un Modello di organizzazione e di gestione idoneo ad avere efficacia esimente della responsabilità amministrativa di cui al D.Lgs. 231/01 e smi, le condotte sanzionabili dal punto di vista disciplinare sono costituite dalla violazione:

• dei principi espressi nel Codice Etico
• delle regole definite nelle procedure e istruzioni operative

Rispetto ai lavoratori dipendenti l’osservanza delle norme del Codice Etico e delle procedure aziendali è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 del codice civile. il sistema sanzionatorio di SPIM Spa è conforme con quanto previsto dalla legge 20 maggio 1970 n. 300, dalla contrattazione collettiva e regolamenti interni aziendali.

1.2       Destinatari e Stakeholders (interlocutori) di SPIM

Sono destinatari aziendali in primo luogo i collaboratori interni ed esterni, i fornitori ed i partner d’affari. In senso allargato si comprendono tutti quei singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di SPIM spa per le relazioni di scambio che intrattengono con essa:

• personale aziendale e collaboratori esterni
• clienti
• fornitori
• pubblica amministrazione
• azionisti

Il Codice intende indirizzare la condotta di SPIM spa alla cooperazione e alla fiducia nei confronti degli interlocutori aziendali di riferimento, cioè di quelle categorie di individui, gruppi e istituzioni il cui apporto risulti necessario per la realizzazione della missione aziendale e/o i cui interessi siano influenzati direttamente o indirettamente dall’attività dell’Azienda.

1.3       I contenuti del codice di comportamento

Il Codice di comportamento è costituito:

• dai principi etici generali che individuano i valori di riferimento nelle attività aziendali;
• dai criteri di condotta verso ciascun interlocutore aziendale, che forniscono le linee guida e le norme alle quali i soggetti destinatari del Codice sono tenuti ad attenersi ;
• dai meccanismi di attuazione che delineano il sistema di controllo per la corretta applicazione del Codice di comportamento e per il suo continuo miglioramento.

1.4       Aggiornamenti e pubblicità del Codice Etico

Con decisione dell’Amministratore Unico, il Codice può essere modificato ed integrato, anche sulla scorta dei suggerimenti e delle indicazioni provenienti dall’Organismo di vigilanza.

Il codice è adeguatamente reso pubblico, attraverso la pubblicazione sul sito internet del gruppo SPIM spa, nonché comunicato ai dipendenti tramite email a ciascun Settore. Per gli altri destinatari viene data comunicazione agli altri destinatari della possibilità di consultare il codice etico sul sito aziendale.. Per i nuovi assunti si procederà con la consegna contestuale di una copia dello stesso, all’atto della sottoscrizione del contratto di lavoro.

Il sistema di governo adottato SPIM spa è conforme alla normativa vigente ed in linea con i più autorevoli indirizzi e con le migliori prassi esistenti in materia; esso è volto ad assicurare la massima collaborazione e l’equilibrio tra le sue componenti attraverso una contemperamento armonico dei diversi ruoli di gestione, di indirizzo e di controllo.

Tale sistema è finalizzato a garantire una conduzione responsabile della società e trasparente nei confronti del mercato, nella prospettiva di creazione del valore per il socio azionista e del perseguimento delle finalità definite d’intesa con esso.

SPIM spa adotta un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo il quale prevede misure e protocolli specifici idonei a:

• garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della legge e delle regole di comportamento del presente Codice
• scoprire ed eliminare tempestivamente le situazioni di rischio.

Tale sistema si avvale di una attività di controllo svolta dalle singole funzioni rispetto ai procedimenti ed attività di propria competenza, dell’attività di Auditing Interno e del flusso informativo rivolto periodicamente all’Organismo di Vigilanza, in relazione alle rispettive competenze funzionali.

L’Amministratore Unico valuta e contribuisce al miglioramento dei processi di risk management e di governance, verificando il sistema di controllo in tema di efficacia ed efficienza delle operazioni, di salvaguardia del patrimonio aziendale nonché di conformità a leggi, regolamenti e procedure interne.

Per la verifica e l’applicazione delle norme contenute nel presente Codice è istituito un apposito Organismo di Vigilanza. L’Organismo di Vigilanza assiste l’Amministratore Unico nella determinazione e nell’aggiornamento degli indirizzi del sistema di controllo, nella valutazione sull’adeguatezza e sull’effettivo funzionamento del medesimo e nella analisi dei rischi aziendali e svolge gli ulteriori compiti successivamente indicati nel presente Codice.

3.1       Principi etici generali di condotta

I principi e le norme di comportamento a cui i destinatari del presente codice devono adeguarsi descritti di seguito e devono essere declinati nelle strategie di lungo periodo e operativamente giorno per giorno.

3.1.1      Trasparenza

I destinatari del Codice Etico sono tenuti a rispettare la trasparenza, intesa come chiarezza, completezza e pertinenza delle informazioni sia all’esterno che all’interno della azienda, evitando situazioni ingannevoli nelle attività compiute per conto di SPIM spa. I destinatari sono tenuti al rispetto del Codice per quanto attiene al rispetto della normativa interna.

Il sistema di verifica e risoluzione dei reclami attuato nei confronti degli “interlocutori” di SPIM spa deve permettere che le informazioni siano fornite attraverso una comunicazione, sia verbale che scritta, costante e tempestiva.

3.1.2      Correttezza

I Destinatari del Codice sono tenuti al rispetto delle regole deontologiche e professionali applicabili alle attività compiute. Il principio della correttezza implica il rispetto dei diritti, anche sotto il profili della privacy e delle opportunità, nonché delle leggi vigenti volte a tutelare la personalità individuale di tutti i soggetti che risultino coinvolti nella propria attività lavorativa e professionale.

Ciò impone anche l’eliminazione di qualsiasi discriminazione e di ogni possibile conflitto di interesse tra i dipendenti e SPIM spa.

3.1.3      Riservatezza

I destinatari del Codice si impegnano ad osservare il principio della riservatezza. In particolare, sono tenuti a non fornire informazioni riservate sui contenuti di attività, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti. Inoltre, i destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività e a prestare la dovuta diligenza e attenzione anche alla loro divulgazione involontaria.

3.1.4      Efficienza

Il principio della efficienza richiede che in ogni attività lavorativa venga realizzata l’economicità della gestione delle risorse impiegate nell’ambito della missione istituzionale di SPIM spa e venga assunto l’impegno di offrire un servizio adeguato rispetto alle esigenze di soci, interlocutori e clienti, secondo gli standard più avanzati.

3.1.5      Indipendenza obiettività ed imparzialità

I destinatari del Codice adeguano i propri comportamenti in modo tale da:

• operare nel rispetto delle leggi contribuendo al conseguimento della missione assegnata;
• sottrarsi ad ogni condizionamento delle forze politiche, dei gruppi di pressione o di chiunque tenti di influenzarne l’operato;
• assolvere ai compiti loro affidati senza avere un interesse privato o personale;
• evitare qualsiasi discriminazione basata su sesso, razza ed etnia, nazionalità, età, opinioni politiche, credenze religiose o stato di salute dei loro interlocutori;
• adempiere al compiti loro assegnati garantendo la necessaria obiettività nel raccogliere, valutare e comunicare le informazioni, nel ponderare i fatti rilevanti e nel formulare il proprio giudizio.

3.2       Principi etici nell’ambito della “Corporate Governance”

3.2.1      Conformità a leggi e regolamenti

SPIM spa opera nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti, in conformità ai principi fissati nel Codice Etico ed alle procedure previste da specifici protocolli. L’integrità morale è un dovere costante di tutti i destinatari. Essi sono pertanto tenuti, nell’ambito delle rispettive competenze, a conoscere ed osservare le leggi ed i regolamenti vigenti e relativi all’ambito di interesse delle loro attività.

I rapporti con le Autorità ed Istituzioni pubbliche dei destinatari del Codice devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle leggi e delle normative e delle loro funzioni istituzionali.

3.2.2      Conflitto di interesse

Il dipendente deve mantenere una posizione di autonomia ed integrità al fine di evitare di assumere decisioni o svolgere attività in situazioni, anche solo apparenti, di conflitto di interessi rispetto all’attività dell’impresa.

Deve essere evitata qualsiasi attività che contrasti con il corretto adempimento dei propri compiti o che possa nuocere agli interessi e all’immagine dell’impresa.

3.2.3      Tracciabilità

I destinatari improntano la propria attività a criteri di equità, razionalità, obiettività e coerenza, motivando

adeguatamente le proprie scelte. Sono inoltre tenuti ad assicurare e garantire la completa tracciabilità dei processi decisionali adottati, attraverso un adeguato supporto documentale, anche in formato digitale, che ne consenta in ogni momento la replicabilità.

3.2.4      Regole interne di comportamento

L’Amministratore Unico ed i responsabili di funzione devono per primi rappresentare con il loro operato un esempio per tutto il personale, ispirandosi ai principi del Codice Etico, alle procedure collegate al Modello Organizzativo, alle istruzioni operative aziendali, curandone la diffusione tra i dipendenti e sollecitandoli a presentare richieste di chiarimenti o proposte di aggiornamento ove necessario.

3.2.5      Regole in materia di Privacy

I Destinatari sono tenuti a trattare dati e informazioni esclusivamente nell’ambito e per i fini delle proprie attività lavorative e, comunque, a non divulgare (comunicare, diffondere o pubblicare in alcun modo) informazioni senza l’esplicito consenso degli interessati e informazioni riservate senza l’autorizzazione dell’Organizzazione:

• nel pieno rispetto dei principi e delle misure di sicurezza previste dal D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy);
• con riferimento alla documentazione redatta ai sensi del testo Unico in materia di Privacy ed alle misure di sicurezza, nonché alle regole interne definite in tale ambito.

3.2.6      Valorizzazione delle risorse umane

Le risorse umane rappresentano un fattore fondamentale per lo sviluppo di SPIM spa . Pertanto la società ne tutela e ne promuove la crescita professionale allo scopo di accrescere il patrimonio di competenze possedute.

3.2.7      Applicazione nelle società controllate

Il presente Codice Etico esprime dunque i valori guida cui deve ispirarsi l’operatività delle società del Gruppo SPIM spa. Pertanto, SPIM spa, nell’esercizio della propria attività di direzione e coordinamento, provvede alla diffusione del Codice Etico tra le società direttamente o indirettamente controllate, affinché queste – previa la sua eventuale integrazione e/o modifica – lo adottino formalmente quale strumento di gestione ed elemento effettivo della strategia e dell’organizzazione aziendale.

Per effetto di questa diffusione, i principi etici fissati nel presente Codice Etico sono propri di tutte le società controllate da SPIM spa e sono vincolanti per i comportamenti di tutti i destinatari. In sintesi si richiede alle società partecipate di tenere una condotta in linea con i principi fissati nel presente Codice Etico.

SPIM spa, consapevole dell’importanza del ruolo rivestito dal proprio azionista (Comune di Genova), si impegna a fornire informazioni accurate, veritiere e tempestive e a migliorare le condizioni della sua partecipazione, nell’ambito delle sue prerogative, alle decisioni societarie.

Costituisce impegno della società tutelare e accrescere il valore della propria attività, a fronte dell’impegno posto dal socio con i suoi conferimenti, attraverso la valorizzazione della gestione, il perseguimento di elevati standard nella valorizzazione del patrimonio. SPIM spa si impegna altresì a salvaguardare e custodire le risorse ed i beni aziendali.

5.1       Rapporti con il personale

SPIM spa riconosce il valore del proprio personale, il rispetto della autonomia in ambito lavorativo e l’importanza della partecipazione e del coinvolgimento all’attività di impresa.

La gestione del rapporto di lavoro, perseguendo un’organizzazione per obiettivi, è orientata a favorire la crescita professionale e delle competenze di ciascun dipendente anche in relazione all’applicazione degli strumenti di incentivazione previsti.

E’ vietata ogni discriminazione razziale, di sesso, di nazionalità, di religione, di lingua, sindacale o politica nell’assunzione, nella retribuzione, nelle promozioni o nel licenziamento nonché ogni forma di favoritismo.

5.2       Sicurezza e Salute

SPIM spa promuove comportamenti responsabili e sicuri e adotta tutte le misure di sicurezza richieste dall’evoluzione tecnologica per garantire un ambiente lavorativo sicuro e salubre, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.

Il dipendente deve rispettare tutte le leggi e gli standard applicabili in materia di sicurezza e protezione ambientale ed attenersi alle politiche aziendali nei casi in cui queste impongono requisiti più rigorosi rispetto agli standard di legge.

5.3       Tutela della persona, discriminazioni e molestie

SPIM spa si impegna a garantire il rispetto delle condizioni necessarie per l’esistenza di un ambiente di lavoro collaborativo e non ostile e a prevenire comportamenti discriminatori di qualsiasi tipo.

E’ richiesta la collaborazione di tutti al fine di mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità, dell’onore e reputazione di ciascuno.

I dipendenti che ritengano di aver subito discriminazioni o molestie possono riferire l’accaduto al proprio responsabile e\o all’Amministratore Unico che procederà ad accertare l’effettiva violazione del Codice di comportamento.

Non costituiscono discriminazioni quelle disparità motivabili sulla base di criteri oggettivi.

5.4       Selezione del personale e assunzioni

Fermi restando gli obblighi derivanti dalle disposizioni vigenti e dalle procedure e regolamenti interni, la selezione del personale è subordinata alla verifica della piena rispondenza dei candidati ad una sostanziale aderenza ai profili professionali richiesti dall’impresa, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

L’assunzione del personale avviene sulla base di regolari contratti di lavoro, non essendo ammessa alcuna forma di rapporto lavorativo non conforme o comunque elusiva delle disposizioni vigenti.

6.1       Conflitto di interessi

I destinatari del Codice evitano le situazioni che possano dar luogo a conflitti d’Interesse ed in particolare:

• si astengono dell’assumere o dal concorrere ad assumere decisioni nonché dal compiere atti che possano coinvolgere, direttamente o indirettamente, interessi finanziari e non finanziari propri, del coniuge, di conviventi, di parenti entro il 4° grado o affini entro il 2°.
• si astengono in ogni altro caso in cui esistano ragioni di convenienza;
• sono obbligati, fermo restando il rispetto delle disposizioni in materia di incompatibilità dei dipendenti pubblici, a portare a conoscenza del proprio superiore gerarchico tutte le situazioni di potenziale conflitto d’interesse.

Inoltre, i destinatari non possono svolgere incarichi aggiuntivi che abbiano impatto negativo sull’assolvimento dei loro doveri e comportino nocumento all’immagine di SPIM spa.

Ogni situazione di conflitto di interessi, reale o potenziale, deve essere preventivamente comunicata al proprio responsabile e/o alla funzione Personale che, secondo le modalità previste, informeranno l’Organismo di Vigilanza.

6.2       Beni aziendali

Il dipendente usa e custodisce con cura i beni di cui dispone per ragioni di ufficio. Non è ammesso l’uso difforme dei beni e delle risorse di proprietà dell’impresa.

Ogni dipendente è direttamente e personalmente responsabile della protezione e dell’utilizzo legittimo dei beni e delle risorse a lui affidate per lo svolgimento delle proprie funzioni. SPIM spa, nel rispetto delle leggi vigenti, adotta le misure necessarie al fine di impedire utilizzi distorti degli stessi.

6.3       Uso dei sistemi informatici

In merito all’utilizzo dei sistemi informatici ogni dipendente è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore e alle condizioni dei contratti di licenza.

Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine dell’impresa.

Ogni dipendente è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici.

6.4       Regali, omaggi e altre utilità

Il dipendente non può chiedere, per sé o per altri, regali o altre utilità, né accettare quest’ultime, salvo quelle d’ uso di modico valore o conformi alle normali pratiche commerciali e di cortesia, da chiunque abbia tratto o che comunque possa trarre benefici dall’attività dell’impresa. Il dipendente non può altresì offrire regali o altre utilità a tutti quei soggetti da cui possa acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile all’impresa.

Non possono essere attribuiti vantaggi illeciti a clienti o fornitori pubblici e privati. I regali e vantaggi offerti ma non accettati, che eccedano il valore modico, devono essere segnalati per consentire una adeguata valutazione da parte del responsabile di funzione, il quale, secondo le modalità previste, provvederà ad informare l’Organismo di Vigilanza di SPIM spa.

6.5       Tutela della riservatezza e gestione delle informazioni

Il personale ed i collaboratori di SPIM spa assicurano la massima riservatezza relativamente a notizie ed informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti l’attività della società, nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne. Inoltre, le persone sono tenute a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della loro attività. Il dipendente deve osservare tale dovere di riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro adoperandosi affinché vengano rispettati gli adempimenti previsti dalle vigenti normative sulla privacy.

6.6       Obblighi di informazione

Tutti i dipendenti sono tenuti a riferire con tempestività e riservatezza al proprio responsabile di funzione e/o all’Amministratore Unico ogni notizia di cui siano venuti a conoscenza nell’espletamento delle loro attività lavorative, circa violazioni di norme giuridiche, del Codice di comportamento o altre disposizioni aziendali che possano, a qualunque titolo, coinvolgere l’impresa.

I responsabili di funzione devono vigilare sull’operato dei propri dipendenti e devono informare l’Organismo di Vigilanza di ogni possibile violazione delle predette norme.

6.7       Obblighi dei collaboratori

Le disposizioni di cui ai punti precedenti sono estese:

• a tutti gli eventuali collaboratori
• consulenti
• agenti e mandatari

di SPIM spa.

7.1       Uguaglianza e imparzialità

SPIM spa si impegna a soddisfare i propri clienti in adempimento agli obblighi fissati dalla Carta dei Servizi.

La Società si impegna altresì a non discriminare i propri clienti.

SPIM spa instaura con i clienti un rapporto caratterizzato da elevata professionalità e improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, alla ricerca ed all’ offerta della massima collaborazione.

7.2       Contratti e comunicazioni

I contratti e le comunicazioni con i clienti devono essere:

• chiari e semplici e formulati con il linguaggio più vicino possibile a quello della clientela diffusa;
• conformi alle normative vigenti e alle indicazioni delle Autorità.

SPIM spa si impegna a comunicare tempestivamente e nel modo più appropriato ogni informazione relativa ad eventuali modifiche e variazioni nella prestazione del servizio.

7.3       Customer Satisfaction e qualità del servizio

SPIM spa si impegna a garantire il raggiungimento degli standard di qualità del servizio previsti e a monitorare periodicamente la qualità del servizio prestato al cliente.

7.4       Interazione con i clienti

SPIM spa si impegna a favorire l’interazione con i clienti attraverso la gestione e risoluzione rapida di eventuali reclami e avvalendosi di appropriati sistemi di comunicazione.

L’impresa ripudia il contenzioso come strumento volto ad ottenere indebiti vantaggi e vi ricorre di propria iniziativa esclusivamente quando le sue legittime pretese non trovino nell’interlocutore la dovuta soddisfazione.

8.1       Scelta del fornitore

Le modalità di scelta del fornitore devono essere conformi alle norme vigenti e alle procedure interne dell’impresa. La scelta del fornitore e l’acquisto di beni e servizi di qualsiasi tipo devono avvenire nel rispetto dei principi di concorrenza e pariteticità delle condizioni dei presentatori delle offerte e sulla base di valutazioni obiettive relative alla competitività, alla qualità, all’ utilità e al prezzo della fornitura.

Nella selezione SPIM spa:

• adotta criteri oggettivi e trasparenti previsti dalla normativa vigente, in particolare dal Lgs. 12/04/2006 n. 163 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”
• adotta procedure interne e non preclude a nessuna azienda fornitrice, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere per aggiudicarsi un contratto con essa;
• tiene conto della capacità del fornitore di sia garantire l’attuazione di sistemi di qualità aziendali adeguati ove richiesto, sia della disponibilità di mezzi e strutture organizzative e sia della capacità di far fronte agli obblighi di riservatezza.

Ogni procedura di selezione deve essere espletata – sulla base delle vigenti procedure interne – nel rispetto delle più ampie condizioni di concorrenza ed ogni eventuale deroga a tale principio deve essere autorizzata e motivata.

8.2       Trasparenza con i fornitori

Le relazioni con i fornitori dell’impresa, comprensive dei contratti finanziari e di consulenza, sono regolate dalle procedure aziendali ricomprese nel Modello Organizzativo ed anche dalle norme di comportamento del presente Codice. Le relazioni con i fornitori sono oggetto di costante ed attento monitoraggio da parte dell’impresa anche sotto il profilo della congruità delle prestazioni o dei beni forniti rispetto al corrispettivo pattuito.

SPIM spa ha predisposto opportune procedure per garantire la massima trasparenza delle operazioni di selezione del fornitore e di acquisto di beni e servizi. E’ previsto un accurato sistema di documentazione dell’intera procedura di selezione e di acquisto tale da consentire la ricostruzione di ogni operazione.

8.3       Correttezza e diligenza nell’esecuzione dei contratti

SPIM spa ed il fornitore devono operare al fine di costruire un rapporto collaborativo e di reciproca fiducia.

SPIM spa si impegna inoltre ad informare in maniera corretta e tempestiva il fornitore riguardo alle caratteristiche dell’attività, alle forme ed ai tempi di pagamento nel rispetto delle norme vigenti. L’adempimento delle prestazioni contrattuali da parte del fornitore dovrà essere conforme ai principi di equità, correttezza, diligenza e buona fede e dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente.

9.1       Integrità e indipendenza nei rapporti

Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti istituzionali, questi sono intrattenuti esclusivamente attraverso referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato dagli organismi aziendali e che non versino in situazioni di conflitto di interessi rispetto ai rappresentanti delle istituzioni stesse.

Omaggi o atti di cortesia e di ospitalità verso pubblici ufficiali e pubblici dipendenti sono consentiti nella misura in cui, il modico valore di essi, non comprometta l’integrità, l’indipendenza e la reputazione di una delle parti.

In ogni caso questo tipo di spesa deve essere autorizzato e documentato in modo adeguato.

Nel corso di una trattativa d’affari, richiesta o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione non vanno intraprese, direttamente o indirettamente, azioni che possano proporre opportunità di impiego e/o commerciali dalle quali derivino vantaggi, per sé o per altri, ai dipendenti della P.A. o ai loro parenti o affini.

Nel caso in cui la società sia rappresentata da un soggetto “terzo” nei rapporti con la P.A. si applicano nei confronti del consulente e del suo personale le stesse direttive valide per SPIM spa.

10.1       Attenzione all’ambiente

La gestione ambientale da parte di SPIM spa nasce dalla consapevolezza del ruolo strategico che la propria missione ha nello sviluppo sostenibile del territorio e che l’ambiente rappresenta un vantaggio competitivo in un mercato sempre più attento alla qualità dei servizi.

SPIM spa si impegna a gestire le proprie attività nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione ambientale. A tal proposito il presente Codice rimanda al rispetto delle regole interne definite per la gestione ambientale nell’ambito del Modello Organizzativo aziendale.

Costituisce, inoltre, impegno della società l’adozione, nella gestione operativa, di criteri di salvaguardia e efficienza energetica.

SPIM spa non contribuisce in alcun modo al finanziamento di partiti, dei movimenti, dei comitati e delle organizzazioni politiche e sindacali, dei loro rappresentanti e candidati, al di fuori dei casi previsti da normative specifiche.

12.1       Istituzione dell’Organismo di Vigilanza

E’ istituito l’Organismo di Vigilanza per il controllo interno avente il compito di vigilare sull’attuazione ed il rispetto del presente Codice e sul modello di Organizzazione e gestione, sulla loro effettività, adeguatezza e capacità di mantenere nel tempo i requisiti di funzionalità e solidità richiesti dalla legge.

In particolare, l’Organismo di Vigilanza:

• ha la responsabilità di esprimere pareri vincolanti riguardo alle problematiche di natura etica che potrebbero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali e alle presunte violazioni del presente Codice ad esso riferite dai responsabili delle funzioni aziendali e dal processo di auditing interno;
• deve seguire la revisione periodica del Codice e dei suoi meccanismi di attuazione anche attraverso la presentazione di proposte di adeguamento;
• ha il compito di coordinare, ricevere e valutare il rapporto interno predisposto a seguito delle attività Auditing interno di concerto con la funzione “Gestione” e di impostare ed approvare l’attività di formazione sul Codice Etico.

12.2       Criteri per la Composizione dell’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza è un organo dell’impresa dotato di indipendenza, di piena autonomia di azione e di controllo la cui attività deve essere caratterizzata da professionalità ed imparzialità. Detti requisiti devono essere intesi come riferiti alle modalità di espletamento dei compiti allo stesso assegnati. Esso, pertanto, è posto in una posizione apicale all’interno della gerarchia aziendale ed in rapporto diretto con l’Amministratore Unico al quale riferisce di eventuali violazioni del presente Codice ed è dotato di una continuità di azione elevata.

L’Organismo di Vigilanza è monocratico ed è un soggetto indipendente, dotato di specifica competenza e professionalità (può essere un membro del Collegio Sindacale). I requisiti richiesti per ricoprire l’incarico di Organismo di vigilanza devono essere valutati in stretto riferimento all’attività di vigilanza che deve essere svolta e necessitano di un bagaglio di strumenti e tecniche tali da garantire un’adeguata analisi del sistema di controllo e di valutazione dei rischi, nonché specifiche competenze giuridiche data la finalità di prevenzione della realizzazione dei reati mediante l’utilizzo delle risorse aziendali.

L’Organismo di Vigilanza deve inoltre possedere ulteriori requisiti soggettivi tali da garantirne la reale autonomia ed indipendenza di azione e per i quali si rimanda ai principi contenuti nella normativa societaria civilistica dettata in relazione alle figure degli amministratori e dei sindaci, tra i quali devono annoverarsi quelli di onorabilità, di assenza di cause di ineleggibilità ed incompatibilità, per la cui determinazione si richiamano gli artt. 2382 e 2399 c.c., nonché di eventuali situazioni di conflitto di interesse, per la cui disciplina deve tenersi conto dell’art. 2391 c.c.

12.3       Funzioni aziendali deputate all’applicazione del Codice Etico e supporto all’OdV

La funzione “Gestione” di SPIM spa è responsabile, a supporto dell’Organismo di Vigilanza della verifica dell’aderenza delle attività all’etica aziendale. A tal fine si attiva per assicurare la corretta applicazione delle norme giuridiche e del Codice Etico, curandone l’eventuale aggiornamento e informando i competenti organi aziendali dei risultati delle audit interne condotte periodicamente.

La funzione “Gestione” riceve e valuta le segnalazioni delle eventuali violazioni del Codice Etico e ne riferisce all’Organismo di Vigilanza oppure svolge gli accertamenti del caso su input dell’Organismo di Vigilanza e\o dell’Amministratore Unico.

Gli Auditors incaricati delle audit interne hanno libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento delle attività di loro competenza. Le funzioni aziendali interessate sono tenute a prestare la massima collaborazione a tale scopo.

12.4       Segnalazioni

Tutti i soggetti interessati, interni ed esterni, sono tenuti a segnalare verbalmente o per iscritto (rispetto alla natura della violazione) e in forma non anonima eventuali inosservanze del presente Codice e ogni richiesta di violazione del medesimo, da chiunque proveniente, al proprio responsabile, alla funzione “Gestione” o all’Organismo di Vigilanza. Gli autori di segnalazioni palesemente infondate sono passibili di sanzioni disciplinari.

SPIM spa tutela gli autori delle segnalazioni contro le eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti e a mantenerne riservata l’identità, fatti salvi gli obblighi di legge.

12.5       Violazioni del Codice di comportamento

La grave e persistente violazione delle norme del Codice Etico da parte dei suoi destinatari lede il rapporto di fiducia instaurato con l’impresa e può comportare l’irrogazione di sanzioni disciplinari, il risarcimento del danno e, nei casi di grave inadempimento, la risoluzione del rapporto di lavoro.

Con il termine “gravi inadempimenti” si individuano, ai fini del presente Codice, tutti quei comportamenti persistenti di violazione del Codice Etico dai quali derivino sanzioni a carico di SPIM spa.